Jo&Co skróciło przygotowanie audytu z 2 godzin do 3 sekund

Jo&Co to firma rekrutacyjna w Niemczech, która pośredniczy w zatrudnieniu kandydatów w ramach programów regulowanych przez państwo. Zespół tonął w ręcznych procesach — rejestracja nowego klienta zajmowała 15 minut, a przygotowanie dokumentów do kontroli oznaczało godziny kompilowania plików Word do PDF. Zbudowaliśmy dedykowany CRM, który wyeliminował zbędną złożoność i zautomatyzował dokumentację. Rejestracja trwa teraz 3 minuty, dokumenty audytowe generują się natychmiast, a zespół obsługuje więcej klientów przy mniejszym wysiłku.

Wyzwanie

Jo&Co pośredniczy w zatrudnieniu kandydatów w ramach programów regulowanych przez państwo w Niemczech. Każde pośrednictwo wiąże się z dokumentacją, którą urzędy mogą skontrolować w dowolnym momencie, a każda sesja z klientem musi być udokumentowana w narzuconym formacie. Zespół robił to wszystko w starym narzędziu, które dawno rozrosło się ponad to, z czego ktokolwiek korzystał.

Na pierwszej rozmowie analitycznej wyszły cztery problemy:

• Wolny pierwszy kontakt. Rejestracja nowego klienta zajmowała 10 do 15 minut klikania przez ekrany pełne pól, których nikt nie wypełniał. Nowi klienci czekali, a konsultant walczył z oprogramowaniem.
• Brakujące dane obowiązkowe. W formularzach sesji pola wymagane ginęły wśród opcjonalnych. Poprawki były częste, a każda kosztowała kolejną rundę edycji.
• Zależność od jednej osoby. Rekord mógł edytować tylko ten, kto go założył. Gdy tego konsultanta nie było, rekord był zablokowany.
• Ręczne przygotowanie do kontroli. Na każdą kontrolę dokumentację składano ręcznie w Wordzie i eksportowano do PDF, klient po kliencie. Godzina lub dwie na klienta, za każdym razem.

Nie brakowało zaangażowania. Narzędzie po prostu nie pasowało do codziennej pracy małej, regulowanej firmy rekrutacyjnej.

Co zbudowaliśmy

Zastąpiliśmy stare narzędzie dedykowanym CRM w niecałe trzy tygodnie: dwa dni analizy na miejscu, dwanaście dni rozwoju, trzy dni testów akceptacyjnych i uruchomienie w tym samym tygodniu.

• Rejestracja na jednym ekranie. Nowy klient jest rejestrowany na jednej stronie z sensownymi wartościami domyślnymi. Pola wymagane są sprawdzane przed zapisem, więc nie da się utworzyć rekordu z lukami, które wyszłyby później podczas kontroli.
• Natychmiastowe wyszukiwanie i filtry. Konsultanci znajdują klienta po znajomości języków, doświadczeniu lub programie w kilka sekund, zamiast przewijać listy.
• Wszystko w jednym profilu. Sesje, notatki i wygenerowane dokumenty są na jednej stronie klienta. Koniec ze skakaniem między zakładkami, żeby poskładać historię.
• Wspólne prawa edycji. Każdy uprawniony menedżer może poprawić lub uzupełnić rekord. Dostęp oparty na rolach zachowuje ścieżkę audytu i usuwa zależność od jednej osoby.
• PDF-y zgodne z wymogami jednym kliknięciem. Formularz dokumentacji generuje PDF-y w formacie wymaganym przez urząd bezpośrednio z danych, które już są w systemie. Dwie godziny kopiowania i wklejania zamieniły się w około trzy sekundy.
• Zero szkoleń. Interfejs powstał razem z konsultantami, którzy z niego korzystają. Zespół zaczął w nim pracować w dniu uruchomienia, bez instrukcji.

System jest hostowany we Frankfurcie, z szyfrowanymi codziennymi kopiami zapasowymi i podpisaną umową powierzenia przetwarzania danych (AVV). Dla firmy przetwarzającej dane osobowe według niemieckich i unijnych przepisów to nie jest szczegół.

Wyniki

Według pomiarów z pierwszego miesiąca po wdrożeniu konsultanci oszczędzają około 39 godzin pracy miesięcznie na rejestracji, generowaniu dokumentów i ponownym wpisywaniu danych. Co ważniejsze, wezwania na kontrolę przestały być gorączką. Dokumenty istnieją w momencie zapisania sesji i każdy w zespole może je wygenerować.

Dla Jo&Co ten CRM nie jest większym systemem niż poprzedni. Jest mniejszy i robi dokładnie tę pracę, której wymaga regulowany proces, i nic poza tym. Jeśli Twój zespół traci godziny na narzędzie, które rozrosło się w złą stronę, opisz nam typowy dzień pracy, a pokażemy, co dałby dopasowany zamiennik.