Większość pracy administracyjnej w małej firmie podlega regułom. Gdy oferta zostaje wysłana, przypomnij się po trzech dniach. Gdy wpłynie płatność, oznacz zamówienie jako opłacone i powiadom magazyn. Gdy dokument klienta traci ważność, przypomnij opiekunowi dwa tygodnie wcześniej. Takie reguły łatwo sformułować, ale ich ręczne wykonywanie jest wyczerpujące – i to dokładnie ta praca, którą powinno wykonywać oprogramowanie.
Coding Moose zajmuje się automatyzacją procesów biznesowych dla małych i średnich firm z Polski, Niemiec, Austrii, Szwajcarii i Stanów Zjednoczonych. Bierzemy powtarzalne, oparte na regułach zadania, które pochłaniają tydzień Twojego zespołu, i zamieniamy je w wyzwalacze i akcje, które działają same, z dziennikiem wszystkiego, co się wydarzyło.
Co automatyzujemy
Pakiet startowy obejmuje wzorce automatyzacji pracy, które w typowej firmie oszczędzają najwięcej czasu:
- Automatyczne follow-upy i aktualizacje. Oferty, faktury, odnowienia i kroki onboardingu dostają przypomnienia i zmiany statusu zgodnie z harmonogramem, bez prowadzenia listy przez kogokolwiek.
- Auto-akcje. Gdy zadziała wyzwalacz, system wysyła e-mail, tworzy zadanie, aktualizuje rekord lub generuje dokument. Łańcuchy akcji wykonują się po kolei.
- Generowanie dokumentów. Umowy, dokumentacja zgodności, raporty i potwierdzenia budowane z Twoich danych jednym kliknięciem lub w pełni automatycznie.
- Powiadomienia do właściwej osoby. Terminy, wyjątki i akceptacje trafiają do osoby odpowiedzialnej przez e-mail, SMS lub dashboard, a nie do całego zespołu.
- Dziennik aktywności z alertami. Każda akcja jest rejestrowana; błędy natychmiast alarmują człowieka.
Dodatki obejmują kolejne wyzwalacze i akcje workflow, gotowe przepływy dla typowych procesów oraz pełną ścieżkę audytu odpowiednią dla branż regulowanych. Każdą regułę można w dowolnym momencie wstrzymać, zmienić lub rozszerzyć bez pomocy programisty, a historia jej działania pozostaje w dzienniku. Kompletne zestawienie znajdziesz na stronie z cennikiem.
Sygnały, że Twoja firma jest gotowa na automatyzację pracy
Nie każdy proces warto automatyzować od razu. Poniższe sygnały oznaczają jednak, że automatyzacja pracy zwróci się szybko:
- Co tydzień piszesz te same e-maile. Follow-upy, potwierdzenia, przypomnienia i aktualizacje statusu, które różnią się tylko nazwiskiem i datą.
- Dane są przepisywane między systemami ręcznie. Zamówienia wklepywane do księgowości, kontakty kopiowane z formularzy do arkusza, statusy aktualizowane w dwóch miejscach.
- Sprawy umykają. Pominięte follow-upy, wygasłe dokumenty, których nikt nie zauważył, akceptacje utknięte w skrzynce.
- Zgodność wymaga dowodów. Kontrole i audyty pytają, kto co zrobił i kiedy, a odpowiedź mieszka dziś w pamięci i rozproszonych plikach.
- Masz narzędzie, które prawie to robi. Twój CRM lub sklep ma dane, ale nie ma reguł, więc pracownicy wypełniają lukę ręcznie.
Prawdziwy przykład: Jo&Co Recruitment
Jo&Co, firma rekrutacyjna w Niemczech pośrednicząca w zatrudnieniu kandydatów w ramach programów regulowanych przez państwo, przed każdą kontrolą spędzała godziny na kompilowaniu plików Word do PDF i ponownym wpisywaniu danych na kolejnych ekranach. Zbudowaliśmy dopasowany system, który generuje dokumenty gotowe do audytu w około 3 sekundy i automatyzuje kroki follow-up wokół każdego klienta. Rejestracja skróciła się z 15 minut do 3, a zespół oszczędza mniej więcej 39 godzin pracy miesięcznie. Zaprojektowane, zbudowane i uruchomione w 3 tygodnie. Największą różnicę zrobiło nie samo tempo generowania, ale to, że zespół przestał myśleć o dokumentach przed każdą kontrolą. Przeczytaj studium przypadku Jo&Co.
Jak przebiega projekt automatyzacji
- Rozmowa wstępna. Bezpłatna, trzydziestominutowa rozmowa o tym, gdzie jest ręczna praca. Przynieś arkusze i szablony e-maili; to one są specyfikacją.
- Warsztat planistyczny. Spisujemy kandydujące przepływy, szacujemy oszczędność godzin dla każdego i wybieramy pierwszą partię. Każdy przepływ zapisujemy jako „gdy zdarzy się X, zrób Y, chyba że Z”. Otrzymujesz stałą cenę i harmonogram.
- Rozwój z cotygodniowymi demo. Przepływy uruchamiamy po jednym, w trybie testowym, w którym widzisz, co by zrobiły, zanim zrobią to naprawdę.
- Uruchomienie i przekazanie. Automatyzacje działają produkcyjnie, Twój zespół wie, gdzie jest dziennik i jak wstrzymać regułę, a Ty otrzymujesz kod źródłowy.
- Rozbudowa w miarę potrzeb. Gdy pierwsze reguły oszczędzają godziny, kolejni kandydaci do automatyzacji są oczywiści.
Samodzielnie lub jako część Twojego systemu
Automatyzacja może działać nad narzędziami, których już używasz, czytając i zapisując dane przez ich API, albo być częścią dedykowanego CRM, sklepu internetowego lub dedykowanej aplikacji webowej, którą dla Ciebie zbudujemy. Połączenie automatyzacji z jednym z tych rozwiązań w jednym projekcie jest częste i zwykle oznacza rabat, bo dane i reguły mieszkają w tym samym miejscu.
Technologia i bezpieczeństwo
Automatyzacje budujemy w TypeScript i Node.js na PostgreSQL, hostowane na AWS w centrach danych w UE, na koncie, którego jesteś właścicielem. Połączenia z usługami zewnętrznymi są szyfrowane, dane dostępowe przechowujemy w menedżerze sekretów, a każda akcja jest logowana. Ponieważ reguły działają wewnątrz Twojej własnej infrastruktury, nie ma opłaty za wykonanie ani platformy firmy trzeciej przetwarzającej dane Twoich klientów. Wszystkie klucze API i dane dostępowe pozostają na Twoim koncie, więc ewentualna zmiana wykonawcy nie wymaga żadnej migracji.
Cena i czas realizacji
Automatyzacja procesów biznesowych zaczyna się od 3 900 € netto (bez VAT) i zwykle startuje w ciągu miesiąca, wliczając projekt, rozwój, testy, wdrożenie i przekazanie kodu źródłowego. Hosting jest rozliczany oddzielnie i kosztuje kilka dolarów miesięcznie. Większość klientów zaczyna od dwóch lub trzech przepływów i rozszerza zestaw, gdy zobaczy pierwsze oszczędności. Porównaj wszystkie rozwiązania na stronie z cennikiem albo powiedz nam, które zadania pochłaniają Twój tydzień, a w ciągu kilku dni odpowiemy pisemnym zakresem i stałą wyceną.
