Der Großteil der Verwaltungsarbeit in einem kleinen Unternehmen folgt Regeln. Wenn ein Angebot verschickt wurde, in drei Tagen nachfassen. Wenn eine Zahlung eingeht, die Bestellung als bezahlt markieren und das Lager informieren. Wenn ein Kundendokument abläuft, den Kundenbetreuer zwei Wochen vorher erinnern. Solche Regeln sind leicht zu formulieren und ermüdend von Hand auszuführen – und genau das sollte Software erledigen.
Coding Moose entwickelt Workflow-Automatisierung für kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Polen und den USA. Wir nehmen die wiederkehrenden, regelbasierten Aufgaben, die die Woche Ihres Teams auffressen, und verwandeln sie in Auslöser und Aktionen, die von selbst laufen – mit einem Protokoll über alles, was passiert ist. Prozessautomatisierung bedeutet für uns nicht, alles zu automatisieren, sondern genau die Schritte, die messbar Stunden kosten.
Was wir automatisieren
Das Startpaket deckt die Automatisierungsmuster ab, die in einem typischen Unternehmen die meiste Zeit sparen:
- Automatische Follow-ups und Updates. Angebote, Rechnungen, Verlängerungen und Onboarding-Schritte erhalten Erinnerungen und Statusänderungen nach Zeitplan, ohne dass jemand eine Liste führt.
- Auto-Aktionen. Wenn ein Auslöser greift, verschickt das System die E-Mail, legt die Aufgabe an, aktualisiert den Datensatz oder erzeugt das Dokument. Aktionsketten laufen der Reihe nach ab.
- Dokumentenerstellung. Verträge, Compliance-Unterlagen, Berichte und Bestätigungen werden aus Ihren Daten per Klick oder vollautomatisch erstellt.
- Benachrichtigungen an die richtige Person. Fristen, Ausnahmen und Freigaben erreichen die zuständige Person per E-Mail, SMS oder Dashboard – nicht das ganze Team.
- Aktivitätslog mit Alerts. Jede Aktion wird aufgezeichnet; bei Fehlern wird sofort ein Mensch alarmiert, damit nichts unbemerkt liegen bleibt.
Add-ons sind zusätzliche Workflow-Auslöser und -Aktionen, vorgefertigte Flows für gängige Prozesse und ein vollständiger Audit-Trail für regulierte Branchen. Die vollständige Aufstellung finden Sie auf der Preisseite.
Anzeichen, dass Ihr Unternehmen bereit für Automatisierung ist
- Dieselben E-Mails werden jede Woche geschrieben. Follow-ups, Bestätigungen, Erinnerungen und Statusupdates, die sich nur in Name und Datum unterscheiden.
- Daten werden von Hand zwischen Systemen übertragen. Bestellungen in die Buchhaltung abgetippt, Kontakte aus Formularen in eine Tabelle kopiert, Status an zwei Stellen gepflegt.
- Dinge fallen durchs Raster. Verpasste Follow-ups, abgelaufene Dokumente, die niemand bemerkt hat, Freigaben, die in einem Posteingang feststecken.
- Compliance braucht Nachweise. Prüfungen und Audits fragen, wer was wann getan hat, und die Antwort liegt derzeit im Gedächtnis und in verstreuten Dateien.
- Sie haben ein Tool, das es fast kann. Ihr CRM oder Shop hat die Daten, aber nicht die Regeln, also überbrücken Mitarbeitende die Lücke manuell.
Ein konkretes Beispiel: Jo&Co Recruitment
Jo&Co, eine Personalberatung in Deutschland, die Kandidaten in staatlich regulierten Programmen vermittelt, verbrachte vor jeder Prüfung Stunden damit, Word-Dateien zu PDFs zusammenzustellen und Daten in mehreren Masken erneut einzugeben. Wir haben ein fokussiertes System gebaut, das prüfungsfertige Dokumente in rund drei Sekunden erzeugt und die Folgeschritte rund um jeden Kunden automatisiert. Die Registrierung sank von 15 auf drei Minuten, und das Team spart etwa 39 Arbeitsstunden pro Monat. Entworfen, entwickelt und gelauncht in drei Wochen. Lesen Sie die Fallstudie zu Jo&Co.
So läuft ein Automatisierungsprojekt ab
- Erstgespräch. Ein kostenloses, dreißigminütiges Gespräch darüber, wo die manuelle Arbeit steckt. Bringen Sie die Tabellen und E-Mail-Vorlagen mit; sie sind die Spezifikation.
- Planungsworkshop. Wir listen mögliche Workflows auf, schätzen die eingesparten Stunden pro Workflow und wählen die erste Gruppe aus. Jeder Workflow wird als „Wenn X passiert, tue Y, außer wenn Z“ festgehalten. Sie erhalten einen Festpreis und einen Zeitplan.
- Entwicklung mit wöchentlichen Demos. Workflows gehen nacheinander in einem Testmodus live, in dem Sie sehen, was sie getan hätten, bevor sie es wirklich tun.
- Launch und Übergabe. Die Automatisierungen laufen produktiv, Ihr Team weiß, wo das Protokoll liegt und wie man eine Regel pausiert, und Sie erhalten den Quellcode.
- Schrittweise erweitern. Sobald die ersten Regeln Stunden sparen, sind die nächsten Kandidaten offensichtlich.
Eigenständig oder in Ihr System integriert
Automatisierung kann auf Tools aufsetzen, die Sie bereits nutzen, und über deren Schnittstellen lesen und schreiben – oder sie wird Teil eines individuellen CRM, eines Onlineshops oder einer individuellen Webanwendung, die wir für Sie entwickeln. Die Kombination von Automatisierung mit einer dieser Lösungen in einem Projekt ist üblich und bringt in der Regel einen Rabatt, weil Daten und Regeln am selben Ort liegen.
Technologie und Sicherheit
Automatisierungen entwickeln wir mit TypeScript und Node.js auf PostgreSQL, gehostet auf AWS in EU-Rechenzentren in einem Konto, das Ihnen gehört. Verbindungen zu externen Diensten sind verschlüsselt, Zugangsdaten liegen in einem Secrets Manager, und jede Aktion wird protokolliert. Weil die Regeln in Ihrer eigenen Infrastruktur laufen, gibt es keine Gebühr pro Ausführung und keine Drittplattform, die Ihre Kundendaten verarbeitet.
Preise und Zeitrahmen
Workflow-Automatisierung beginnt bei 3.900 € zzgl. MwSt. und geht in der Regel innerhalb eines Monats live, inklusive Design, Entwicklung, Tests, Deployment und Übergabe des Quellcodes. Das Hosting ist separat und kostet wenige Dollar im Monat. Vergleichen Sie alle Lösungen auf der Preisseite oder erzählen Sie uns, welche Aufgaben Ihre Woche auffressen, und wir antworten innerhalb weniger Tage mit einem schriftlichen Leistungsumfang und einem Festpreisangebot.
