Jo&Co verkürzt Audit-Vorbereitung von 2 Stunden auf 3 Sekunden

Jo&Co ist eine Personalberatung in Deutschland, die Kandidaten in staatlich regulierten Programmen vermittelt. Das Team war in manuellen Prozessen versunken — die Registrierung eines neuen Kunden dauerte 15 Minuten, und die Vorbereitung von Prüfungsunterlagen bedeutete stundenlange Arbeit mit Word-Dateien. Wir haben ein fokussiertes CRM entwickelt, das unnötige Komplexität beseitigt und die Compliance-Dokumentation automatisiert. Die Registrierung dauert jetzt 3 Minuten, Audit-Dokumente werden sofort erstellt, und das Team betreut mehr Kunden mit weniger Aufwand.

Die Herausforderung

Jo&Co vermittelt Kandidaten in staatlich regulierten Programmen in Deutschland. Jede Vermittlung bringt Unterlagen mit sich, die die Behörden jederzeit prüfen können, und jede Beratungssitzung muss in einem vorgegebenen Format dokumentiert werden. Das Team erledigte all das in einem Altsystem, das längst mehr Funktionen hatte, als je genutzt wurden.

Im ersten Analysegespräch kamen vier Probleme auf den Tisch:

• Langsamer Erstkontakt. Die Registrierung eines neuen Kunden dauerte 10 bis 15 Minuten, verteilt auf Bildschirme voller Felder, die niemand ausfüllte. Neue Kunden warteten, während der Berater mit der Software kämpfte.
• Fehlende Pflichtangaben. In den Sitzungsformularen gingen Pflichtfelder zwischen optionalen unter. Korrekturen waren häufig, und jede kostete eine weitere Runde.
• Abhängigkeit von einer Person. Nur wer einen Datensatz angelegt hatte, durfte ihn bearbeiten. War dieser Berater abwesend, war der Datensatz blockiert.
• Manuelle Prüfungsvorbereitung. Für jede Kontrolle wurde die Dokumentation von Hand in Word zusammengestellt und als PDF exportiert, Kunde für Kunde. Ein bis zwei Stunden pro Kunde, jedes Mal.

An Einsatz fehlte es nicht. Das Werkzeug passte schlicht nicht zum Alltag einer kleinen, regulierten Personalberatung.

Was wir gebaut haben

Wir haben das Altsystem in unter drei Wochen durch ein fokussiertes CRM ersetzt: zwei Tage Analyse vor Ort, zwölf Tage Entwicklung, drei Tage Abnahmetests und Go-live in derselben Woche.

• Registrierung auf einer Seite. Ein neuer Kunde wird auf einem einzigen Bildschirm mit sinnvollen Vorgaben angelegt. Pflichtfelder werden vor dem Speichern geprüft, sodass kein Datensatz mit Lücken entsteht, die später bei einer Prüfung auffallen.
• Sofortige Suche und Filter. Berater finden einen Kunden nach Sprachkenntnissen, Erfahrung oder Programm in Sekunden, statt durch Listen zu scrollen.
• Alles in einem Profil. Sitzungen, Notizen und erzeugte Dokumente liegen auf einer Kundenseite. Kein Springen zwischen Tabs mehr, um eine Historie zusammenzusetzen.
• Gemeinsame Bearbeitungsrechte. Jeder berechtigte Manager kann einen Datensatz korrigieren oder vervollständigen. Rollenbasierte Zugriffe halten den Prüfpfad intakt und beseitigen die Abhängigkeit von einer Person.
• Compliance-PDFs mit einem Klick. Das Dokumentationsformular erzeugt behördenkonforme PDFs direkt aus den Daten, die bereits im System sind. Aus zwei Stunden Kopieren und Einfügen wurden rund drei Sekunden.
• Keine Schulung nötig. Die Oberfläche wurde gemeinsam mit den Beratern entworfen, die sie nutzen. Das Team arbeitete ab dem ersten Tag ohne Handbuch damit.

Gehostet wird das System in Frankfurt, mit verschlüsselten täglichen Backups und einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Für ein Unternehmen, das personenbezogene Daten nach deutschen und EU-Regeln verarbeitet, ist das keine Nebensache.

Ergebnisse

Gemessen im ersten Monat nach dem Launch sparen die Berater rund 39 Arbeitsstunden pro Monat bei Registrierung, Dokumentenerstellung und Doppelerfassung. Wichtiger noch: Prüfungsanfragen sind kein Kraftakt mehr. Die Dokumente existieren, sobald eine Sitzung gespeichert ist, und jedes Teammitglied kann sie erzeugen.

Für Jo&Co ist das CRM kein größeres System als zuvor. Es ist ein kleineres, das genau die Arbeit erledigt, die der regulierte Prozess verlangt, und sonst nichts. Wenn Ihr Team Stunden an ein Werkzeug verliert, das in die falsche Richtung gewachsen ist, beschreiben Sie uns einen typischen Arbeitstag, und wir zeigen Ihnen, was ein fokussierter Ersatz leisten kann.